Sztuczna inteligencja pomaga przygotowywać opisy ofert, prowadzić korespondencję, analizować dokumenty i tworzyć wizualizacje. Jej wykorzystanie podlega jednak przepisom: unijnemu AI Act, RODO oraz zasadom odpowiedzialności za informacje przekazywane klientom. Zakres obowiązków zależy od tego, do czego biuro używa AI.
Pośrednik nie musi rezygnować z przydatnych narzędzi ani wdrażać rozbudowanych procedur do każdej korekty tekstu. Powinien natomiast wiedzieć, jakie dane może przekazać, które wyniki wymagają sprawdzenia i kiedy trzeba poinformować klienta o wykorzystaniu AI. Ten poradnik wyjaśnia te kwestie na przykładach z codziennej pracy biura.
Spis treści — kliknij, aby zwinąć lub rozwinąć
AI Act — jakie obowiązki dotyczą biura nieruchomości?
AI Act, czyli rozporządzenie (UE) 2024/1689, reguluje określone zastosowania sztucznej inteligencji. Nie ustanawia odrębnego zestawu obowiązków dla pośredników nieruchomości. Pisanie opisów ofert, obsługa klientów przez chatbot i automatyczna ocena kandydatów do pracy wymagają różnego podejścia.
Art. 4 zobowiązuje firmy do podejmowania działań rozwijających kompetencje osób korzystających z AI w ich imieniu. Działania powinny odpowiadać używanym narzędziom, zadaniom i doświadczeniu pracowników. Nie oznacza to obowiązku zakupu konkretnego szkolenia ani uzyskania certyfikatu. Biuro może przeprowadzić wewnętrzny instruktaż dotyczący ochrony danych, sprawdzania odpowiedzi i publikowania materiałów. Warto zapisać datę instruktażu, jego zakres oraz listę uczestników i zachować te informacje w dokumentacji biura, aby móc wykazać, jakie działania podjęto w celu przygotowania pracowników do korzystania z AI.
Osobne wymagania dotyczą niektórych zastosowań, np. systemów oceniających kandydatów do pracy lub zdolność kredytową osób. Zostały one wymienione w załączniku III AI Act jako zastosowania wysokiego ryzyka, z uwzględnieniem zasad kwalifikacji przewidzianych w rozporządzeniu. Biuro planujące takie rozwiązanie powinno przed wdrożeniem ustalić jego klasyfikację, właściwe obowiązki i terminy ich stosowania. Zwykła analiza cen mieszkań nie jest tym samym co ocena zdolności kredytowej klienta.
Zasady korzystania z AI w biurze nieruchomości
Zasady pracy powinny obejmować rzeczywiste zastosowania AI w danym biurze. W małym zespole można je zapisać w krótkiej instrukcji określającej:
- narzędzia i zadania — z jakich usług można korzystać i do czego;
- zakres danych — jakie informacje wolno przekazywać poszczególnym usługom;
- weryfikację wyników — kto sprawdza opisy, korespondencję, dokumenty i wizualizacje;
- obsługę automatyczną — na jakie pytania może odpowiadać chatbot, a które przekazuje agentowi;
- reakcję na błędy — komu zgłasza się nieprawdziwą publikację lub przypadkowe udostępnienie danych.
To propozycja organizacji pracy, a nie ustawowy wzór procedury. Zatwierdzanie opisów może należeć do agentów prowadzących oferty; nie wymaga kierowania każdego tekstu do właściciela biura.
Jeżeli biuro korzysta z chatbota na stronie, powinno zapewnić mu aktualne informacje o ofertach i usługach, przetestować odpowiedzi oraz umożliwić kontakt z człowiekiem. Bot nie powinien samodzielnie uzgadniać obniżek cen ani obiecywać warunków, których biuro lub sprzedający nie zatwierdzili.
Art. 50 ust. 1 nakłada na dostawcę systemu obowiązek zaprojektowania informacji o kontakcie z AI, chyba że jest to oczywiste w danych okolicznościach. Przy wdrożeniu należy sprawdzić, czy klient rzeczywiście otrzymuje taką informację.
Dane osobowe w AI — kiedy można je przekazywać?
RODO nie wprowadza ogólnego zakazu przekazywania danych osobowych do narzędzi AI. Potrzebna jest jednak odpowiednia podstawa przetwarzania, uzasadniony zakres danych i właściwe warunki korzystania z usługi.
W zależności od celu podstawą może być:
- wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do tego celu i dotyczy osoby będącej stroną umowy;
- obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c, gdy przetwarzanie jest potrzebne do wypełnienia konkretnego obowiązku;
- prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f, po ocenie niezbędności przetwarzania oraz praw i interesów osoby;
- zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a, jeżeli jest dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania.
Podstawę trzeba odnieść do konkretnej operacji. Samo zawarcie umowy pośrednictwa nie uzasadnia przesyłania wszystkich dokumentów klienta do dowolnego chatbota. Również powołanie się na uzasadniony interes wymaga oceny, czy cel można osiągnąć w sposób mniej ingerujący w prywatność. Europejska Rada Ochrony Danych potwierdza, że uzasadniony interes może być podstawą wykorzystania AI, ale wymaga wykazania niezbędności i wyważenia praw stron.
Oprócz podstawy prawnej trzeba ustalić rolę dostawcy, warunki przechowywania i dalszego wykorzystania danych, obowiązki informacyjne oraz ewentualne transfery poza EOG. Jeżeli dostawca przetwarza dane w imieniu biura, zastosowanie ma art. 28 RODO dotyczący powierzenia. Sama zgoda klienta nie zastępuje tych wymagań.
W wielu zadaniach dane identyfikujące klienta są po prostu zbędne. Do sprawdzenia zapisów umowy zwykle wystarcza jej treść z oznaczeniami „sprzedający” i „kupujący”, bez nazwisk, PESEL-i, numerów rachunków czy podpisów. Należy zachować postanowienia i załączniki potrzebne do zrozumienia analizowanego zagadnienia, a usunąć informacje nieistotne dla zadania.
Przy usuwaniu danych osobowych trzeba uwzględnić także informacje, które po połączeniu pozwalają rozpoznać osobę. Samo zasłonięcie nazwiska lub numeru PESEL czarnym prostokątem w PDF-ie nie zapewnia ich usunięcia: tekst może nadal znajdować się pod zasłonięciem i być możliwy do skopiowania. Dane mogą być również zapisane w metadanych, komentarzach lub załącznikach dokumentu.
Najprostszy sposób: przekaż do AI sam tekst zamiast PDF-u
Jeżeli potrzebujesz analizy zapisów umowy, zazwyczaj nie musisz przesyłać całego pliku wraz z podpisami, zdjęciami i dodatkowymi informacjami. Możesz przygotować tekst w kilku prostych krokach:
- Otwórz PDF na komputerze, na przykład w przeglądarce Chrome albo czytniku PDF. Jeżeli tekst daje się zaznaczyć kursorem, zaznacz potrzebną treść i skopiuj ją skrótem Ctrl+C.
- Wklej tekst do Notatnika skrótem Ctrl+V. Otrzymasz zwykły tekst, bez obrazów, podpisów graficznych, załączników i metadanych źródłowego PDF-u.
- Usuń informacje zbędne do analizy, takie jak nazwiska, PESEL-e, numery dokumentów tożsamości, rachunków bankowych, telefonów i adresy e-mail. Usuń również inne szczegóły pozwalające rozpoznać osoby, jeżeli nie są potrzebne do wykonania zadania.
- Zastąp dane stron spójnymi oznaczeniami, na przykład „Sprzedający A”, „Kupujący B” lub „Najemca”. Zachowaj te same oznaczenia w całym tekście, aby było wiadomo, którego uczestnika dotyczą poszczególne obowiązki.
- Sprawdź tekst po skopiowaniu. Zwróć uwagę na kwoty, daty, numerację paragrafów oraz tabele, których układ mógł się zmienić. Zachowaj definicje, powiązane postanowienia i treść załączników potrzebną do zrozumienia analizowanego zagadnienia.
- Dopiero przygotowaną treść wklej do narzędzia AI albo zapisz jako plik TXT o neutralnej nazwie. Nie dołączaj przy tym oryginalnego PDF-u.
Ta metoda omija problem metadanych źródłowego PDF-u, ale nie usuwa automatycznie danych osobowych z jego treści. Dlatego przed wysłaniem trzeba przeczytać przygotowany tekst i sprawdzić, czy nie pozostały w nim informacje pozwalające rozpoznać osoby.
Co zrobić, gdy dokument jest skanem?
Jeżeli dokument jest skanem, możesz przekazać do narzędzia AI obsługującego obrazy jego czytelną kopię z trwale zamalowanymi danymi osobowymi. Nie musisz wcześniej korzystać z osobnego programu do rozpoznawania tekstu, czyli OCR.
Prostym rozwiązaniem jest wykonanie wyraźnego zrzutu ekranu potrzebnej strony dokumentu i otwarcie go w edytorze obrazów. Zakryj zbędne dane osobowe prostokątami wypełnionymi całkowicie nieprzezroczystym kolorem. Zakryj całe napisy, również końcówki liter i cyfr. Nie stosuj rozmycia ani półprzezroczystego zakreślacza.
Zapisz przygotowany obraz jako nowy plik PNG lub JPG, tak aby zamalowanie stało się trwałą częścią obrazu. Otwórz zapisany plik i sprawdź jego czytelność oraz wszystkie zakryte miejsca. Nadaj mu neutralną nazwę i prześlij właśnie tę kopię, bez oryginalnego dokumentu. Jeżeli edytujesz bezpośrednio istniejący plik obrazu, sprawdź również jego metadane, które mogą zawierać dodatkowe informacje.
Uwaga na skany zapisane jako PDF: taki dokument może zawierać także niewidoczną warstwę rozpoznanego tekstu. Nałożenie prostokąta na stronę PDF-u nie musi usuwać tekstu znajdującego się pod nim. Przy opisanej metodzie przekaż do AI przygotowany obraz PNG lub JPG, zamiast oryginalnego PDF-u. Sprawdź również odczytane przez AI kwoty, daty i pozostałe istotne zapisy.
Jeżeli musisz przekazać cały PDF
Pracuj na kopii dokumentu i użyj funkcji trwałego usuwania treści, określanej jako redakcja lub „Redact”, a następnie funkcji usuwania ukrytych informacji. Takie możliwości oferuje na przykład Adobe Acrobat Pro. Zastosuj usunięcie zaznaczonych danych, usuń zbędne metadane i komentarze, a następnie zapisz oczyszczoną kopię. Samo narysowanie prostokąta lub zaznaczenie tekstu do usunięcia bez zatwierdzenia zmian nie wystarczy.
Wykorzystanie AI do tworzenia opisów ofert
AI może przygotować opis ogłoszenia, skrócić go do publikacji w mediach społecznościowych, zaproponować tytuł lub przetłumaczyć tekst. Bardzo dobrze sprawdza się również przy poprawianiu stylu, interpunkcji i gramatyki oraz porządkowaniu informacji. Podstawą powinny być sprawdzone dane o nieruchomości.
Najlepiej przekazać uporządkowane informacje: powierzchnię, układ pomieszczeń, stan lokalu, wyposażenie, opłaty, sytuację prawną i cechy lokalizacji. W poleceniu warto zastrzec, że brakujące informacje mają zostać wskazane jako pytania, a nie uzupełnione domysłami.
Poprawa języka nie powinna zmieniać faktów ani sposobu przedstawienia nieruchomości bez Twojej zgody. AI może nadmiernie upiększyć ofertę, dopisując niepotwierdzone zalety, ale może również pogorszyć opis: dodać nieuzasadnione zastrzeżenia, wyolbrzymić zakres potrzebnych prac, usunąć ważny atut albo zastąpić konkretną informację ogólnym sformułowaniem.
Na przykład określenie „lokal do odświeżenia” nie powinno samodzielnie zmienić się w „mieszkanie wymagające gruntownego remontu”. Z kolei informacja „okna wychodzą na dziedziniec” nie uzasadnia zapewnienia o „absolutnej ciszy”. Obie zmiany mogą zniekształcić obraz nieruchomości, chociaż zdania brzmią poprawnie i płynnie.
Przy korekcie gotowego opisu możesz użyć polecenia: „Popraw styl, gramatykę i interpunkcję. Zachowaj wszystkie informacje oraz ich znaczenie. Nie dodawaj zalet, wad, ocen ani zapewnień, których nie ma w tekście. Jeżeli coś wymaga wyjaśnienia, przedstaw pytania osobno, poza opisem oferty”.
Przed publikacją porównaj przygotowany tekst z materiałem źródłowym. Sprawdź zarówno dodane sformułowania, jak i informacje pominięte lub zmienione. „Możliwość wydzielenia dodatkowego pokoju”, „miejsce parkingowe w cenie” czy „działka z możliwością zabudowy” wymagają potwierdzenia. Zmiana stylu opisu nie może zmieniać jego znaczenia.
AI jest przydatnym narzędziem redakcyjnym, ale kontrolę nad ostateczną treścią powinien zachować pośrednik. Nawet precyzyjne polecenie nie zastępuje przeczytania i zatwierdzenia tekstu przed publikacją.
Nie ma ogólnego obowiązku oznaczania każdego opisu oferty jako tekstu napisanego przez AI. Przepis art. 50 dotyczący tekstów odnosi się do informowania o sprawach interesu publicznego i przewiduje wyjątek przy kontroli redakcyjnej oraz odpowiedzialności za publikację.
Wykorzystanie AI do korespondencji z klientami
AI dobrze sprawdza się przy redagowaniu odpowiedzi, poprawianiu języka, porządkowaniu ustaleń i dostosowywaniu tonu wiadomości. Może pomagać w korespondencji z klientami, negocjowaniu warunków umowy, rozmowach z kontrahentami czy uzgadnianiu zakupu. Żeby przygotowała właściwą odpowiedź, trzeba jednak wyjaśnić jej swoje intencje, potrzeby i cel rozmowy.
Samo polecenie „odpisz na tę wiadomość” nie określa, co chcesz osiągnąć. Możesz chcieć zachęcić odbiorcę do współpracy, zaakceptować propozycję, negocjować wybrane warunki, zdecydowanie odmówić albo zakończyć rozmowy bez pozostawiania możliwości dalszych ustępstw. Każdy z tych celów wymaga innej odpowiedzi, nawet jeśli wiadomość otrzymana od rozmówcy jest taka sama.
AI może zaproponować twarde stanowisko i kolejne żądania, chociaż zależy Ci przede wszystkim na szybkim zawarciu umowy i przedstawione warunki są dla Ciebie odpowiednie. Może również napisać uprzejmą odpowiedź sugerującą gotowość do ustępstw, mimo że zamierzasz jednoznacznie odmówić. Poprawny język nie gwarantuje, że wiadomość odpowiada Twoim zamiarom.
Przed zleceniem przygotowania odpowiedzi określ:
- Cel wiadomości: co odbiorca ma zrozumieć i jaki rezultat chcesz osiągnąć.
- Potrzeby i priorytety: na czym zależy Tobie lub klientowi, którego reprezentujesz, na przykład na terminie, cenie, utrzymaniu współpracy albo zakończeniu sprawy.
- Stanowisko i granice ustępstw: co akceptujesz, co odrzucasz i które warunki mogą być jeszcze negocjowane.
- Sposób prowadzenia rozmowy: czy odpowiedź ma być serdeczna, pojednawcza, rzeczowa czy stanowcza oraz czy ma otwierać dalszą dyskusję, czy ją zamykać.
Możesz na przykład napisać: „Chcę zaakceptować zaproponowaną cenę i ustalić termin podpisania umowy. Zależy mi na sprawnym zakończeniu rozmów. Przygotuj uprzejmą odpowiedź, bez proponowania dodatkowych negocjacji i bez dodawania nowych warunków”. Przy odmowie instrukcja może brzmieć: „Chcę jednoznacznie odrzucić tę propozycję. Odpowiedź ma być kulturalna i stanowcza. Nie proponuj ustępstw ani nie sugeruj, że decyzja może się zmienić”.
Oddziel informacje potrzebne AI do zrozumienia sytuacji od tych, które mają znaleźć się w wiadomości. Jeżeli wyjaśniasz narzędziu swoje priorytety lub granice negocjacyjne, zaznacz, których informacji nie należy ujawniać odbiorcy. W korespondencji prowadzonej w imieniu klienta trzymaj się jego uzgodnionego stanowiska i zakresu swojego upoważnienia.
Przed wysłaniem sprawdź zarówno zgodność wiadomości z Twoją intencją, jak i ceny, wynagrodzenie biura, terminy oraz zakres zobowiązań. AI nie powinna dopisywać zgody sprzedającego na negocjacje, deklaracji rezerwacji ani zapewnienia, że kupujący otrzyma kredyt. Sprawdź również, czy nie usunęła ważnego warunku albo nie złagodziła jednoznacznej odmowy.
AI może proponować treść i warianty odpowiedzi, ale decyzję o stanowisku oraz zatwierdzenie wiadomości powinien zachować człowiek. Automatyzację można ograniczyć do potwierdzania otrzymania zapytania, przekazywania sprawdzonych informacji i umawiania kontaktu. Wiadomości dotyczące negocjacji, zobowiązań lub oceny sytuacji prawnej wymagają indywidualnej kontroli przed wysłaniem.
Wykorzystanie AI do analizy umów i dokumentów
AI może porównywać wersje umów, wskazywać zmienione postanowienia, wyszukiwać rozbieżności w datach i kwotach oraz przygotowywać zestawienia obowiązków stron. Pomaga również redagować projekty zapisów, porządkować dokumenty i formułować pytania do prawnika lub notariusza. Przydatność tej pomocy zależy jednak od przekazanych informacji i umiejętności oceny wyniku.
Wyjaśnij intencje i potrzeby stron
Przygotowanie umowy wymaga określenia, co strony chcą osiągnąć i na jakie warunki rzeczywiście się zgodziły. Samo polecenie „przygotuj bezpieczną umowę” nie wyjaśnia, czyje interesy mają zostać zabezpieczone, jakie ryzyka są istotne i które rozwiązania odpowiadają sytuacji uczestników transakcji.
Znaczenie mogą mieć między innymi sposób finansowania, terminy zapłaty i wydania nieruchomości, powiązanie sprzedaży z kolejnym zakupem oraz uzgodniony podział obowiązków. Sprzedający może potrzebować czasu na przeprowadzkę, a kupujący może oczekiwać szybkiego przejęcia lokalu. AI nie ustali tych potrzeb samodzielnie. Bez odpowiedniej instrukcji może zaproponować poprawnie brzmiące zapisy, które nie odpowiadają zamiarom stron lub zmieniają wcześniejsze ustalenia.
Przekaż narzędziu cel pracy, uzgodnione warunki, potrzeby stron i kwestie pozostające do rozstrzygnięcia. Zastrzeż, aby nie dodawało nowych zobowiązań ani nie zmieniało ustaleń bez wyraźnego wskazania proponowanej zmiany. Brakujące informacje powinno przedstawić jako pytania, zamiast zastępować je założeniami.
Niepełne informacje mogą prowadzić do błędnych wniosków
AI może przeanalizować tylko te dokumenty i okoliczności, do których ma dostęp. Nie należy zakładać, że sama odkryje wszystko, czego jej nie przekazano. Jeżeli otrzyma jedynie projekt umowy, może nie wiedzieć o istniejącym najmie, współwłasności, obciążeniach, wcześniejszych zobowiązaniach lub innych uwarunkowaniach wpływających na transakcję. Jej odpowiedź może wtedy wyglądać na kompletną, choć dotyczy tylko części problemu.
Ocena jednego paragrafu również może być błędna, jeżeli jego znaczenie zależy od definicji, innego postanowienia lub załącznika. Dlatego ograniczenie danych osobowych nie powinno prowadzić do usuwania treści potrzebnej do interpretacji dokumentu. Można zastąpić nazwiska neutralnymi oznaczeniami, zachowując informacje o rolach stron, przysługujących im prawach i istotnych okolicznościach.
Określ również zakres zadania: porównanie dwóch wersji, sprawdzenie spójności zapisów czy szersza analiza dokumentów to różne czynności. Sprawdzenie zgodności dat i kwot nie oznacza potwierdzenia całego stanu prawnego nieruchomości.
Sprawdź treść dokumentu i aktualność przepisów
Wynik należy porównać z dokumentem źródłowym. W przypadku skanów trzeba dodatkowo sprawdzić, czy poprawnie odczytano liczby, daty i oznaczenia działek. Przy redakcji umowy zweryfikuj, czy nie pominięto istotnego warunku, nie zmieniono znaczenia postanowienia i nie dodano obowiązku, którego strony nie uzgodniły.
AI może pomagać w wyszukiwaniu i omawianiu przepisów, ale nie ma gwarancji, że przywoła właściwe, aktualne regulacje i poprawnie zastosuje je do konkretnej sytuacji. Przytoczone przepisy i orzeczenia trzeba sprawdzić w źródłach, również pod kątem ich rzeczywistej treści i znaczenia dla analizowanej sprawy. Nawet pełny opis sytuacji nie wyklucza błędu narzędzia.
Projekt umowy wygenerowany przez AI wymaga takiej samej oceny przydatności jak wzorzec pobrany z internetu. Konieczne jest sprawdzenie zgodności z ustaleniami stron, wymaganej formy, załączników i aktualnych przepisów.
Nadzór wymaga wiedzy o prawie i całej sprawie
Osoba oceniająca wynik powinna rozumieć zarówno przepisy dotyczące analizowanego zagadnienia, jak i rzeczywistą sytuację stron oraz nieruchomości. Sama umiejętność napisania polecenia i przeczytania płynnie sformułowanej odpowiedzi nie wystarcza do wykrycia braków lub błędnych wniosków.
Błędny albo niedostosowany projekt może prowadzić do sporów, strat finansowych i odpowiedzialności związanej z wykonywaną usługą. Dlatego AI nie powinno być jedyną podstawą potwierdzenia stanu prawnego nieruchomości ani zapewnienia klienta, że transakcja jest bezpieczna. Jeżeli nie masz wiedzy pozwalającej ocenić wynik, przekaż dokumenty i opis sytuacji prawnikowi lub innemu specjaliście właściwemu dla danego zagadnienia.
Zdjęcia nieruchomości i wizualizacje tworzone przez AI
AI może służyć do korekty fotografii, wirtualnego umeblowania i przedstawienia propozycji remontu. Odbiorca powinien jednak rozumieć, czy ogląda aktualny stan nieruchomości, czy koncepcję jej przyszłego wyglądu.
Wizualizację należy oznaczyć przy obrazie, np.:
Wizualizacja aranżacji wykonana z użyciem AI. Przedstawione meble i wykończenie są propozycją, a nie aktualnym stanem lokalu.
Warto zamieścić również zdjęcie stanu obecnego. Jeżeli wizualizacja zakłada zmianę układu pomieszczeń, nie należy przedstawiać jej jako rozwiązania możliwego do wykonania bez sprawdzenia warunków technicznych i formalnych.
Usuwanie śladów zawilgocenia, pęknięć lub niekorzystnego sąsiedztwa itp. ze zdjęć prezentujących stan aktualny może wprowadzać w błąd. Dotyczy to zarówno AI, jak i ręcznego retuszu. Dopisek o obróbce zdjęcia nie zastępuje rzetelnej informacji o nieruchomości.
AI Act przewiduje dodatkowo obowiązek ujawniania treści typu deepfake. Są to obrazy, nagrania lub filmy wygenerowane albo zmienione przez AI, przypominające istniejące osoby, obiekty, miejsca lub zdarzenia i mogące fałszywie uchodzić za autentyczne. Realistyczna przeróbka zdjęcia nieruchomości może spełniać tę definicję.
Zwykłe zdjęcie szerokokątne bez udziału AI nie jest deepfake’em, choć może utrudniać ocenę wielkości wnętrza. Rzut z wymiarami i prawidłowo podana powierzchnia pomagają zweryfikować wrażenie ze zdjęć.
Wykorzystanie AI do analizy cen nieruchomości
Pośrednik może wykorzystywać AI do porządkowania danych rynkowych, porównywania ofert i wykonywania obliczeń. Może również rozważać umieszczenie na stronie biura automatycznej „wyceniarki”, która po wpisaniu adresu, powierzchni i kilku cech nieruchomości podaje użytkownikowi określoną kwotę. Oba zastosowania wymagają ostrożności: wiarygodnie wyglądający wynik nie oznacza, że analiza została wykonana na właściwych danych i uwzględnia wszystko, co ma znaczenie dla sprzedaży.
Najpierw sprawdź, na jakich danych opiera się wynik
Ogólny chatbot nie staje się bazą aktualnych transakcji tylko dlatego, że podaje konkretną cenę. Bez sprawdzenia źródeł nie wiadomo, czy korzysta z cen ofertowych, cen transakcyjnych, historycznych zestawień czy informacji, które nie dotyczą lokalnego rynku. Samo podanie przez AI nazwy źródła również nie wystarcza: trzeba sprawdzić, czy źródło istnieje i rzeczywiście zawiera przywołane dane.
Przed wykorzystaniem analizy ustal:
- Skąd pochodzą dane i jakiego okresu dotyczą? Starsze transakcje mogą wymagać uwzględnienia zmian sytuacji rynkowej.
- Czy analizowane kwoty są cenami ofertowymi czy transakcyjnymi? Oczekiwanie sprzedającego nie jest dowodem, że kupujący zapłacił taką cenę.
- Czy porównywane nieruchomości są rzeczywiście podobne? Sam metraż i miejscowość nie wystarczają. Znaczenie mogą mieć między innymi dokładne położenie, stan techniczny i prawny, układ, piętro, standard budynku oraz otoczenie.
- Czy usunięto powtarzające się ogłoszenia? Jedna nieruchomość oferowana przez kilka biur nie powinna być traktowana jak kilka niezależnych ofert.
- Czego model nie uwzględnił? Wynik może pomijać istotne cechy, których nie ma w bazie lub których nie przekazano narzędziu.
Ryzyko dotyczy także analiz wykonywanych wyłącznie na wewnętrzny użytek biura. Jeżeli błędna kwota stanie się punktem wyjścia do rozmowy ze sprzedającym, może wpłynąć na rekomendację ceny i dalsze prowadzenie oferty. AI może pomagać w analizie sprawdzonych danych, ale jej wynik wymaga oceny pośrednika.
Wartość rynkowa, cena ofertowa i cena sprzedaży to różne pojęcia
Rzeczoznawca majątkowy określa wartość nieruchomości zgodnie z zasadami wyceny i celem opracowania. Opinię o wartości sporządza w formie operatu szacunkowego. W zależności od nieruchomości, celu wyceny i dostępnych danych stosuje odpowiednie podejście, na przykład porównawcze albo dochodowe. W podejściu porównawczym analizuje ceny i cechy podobnych nieruchomości, a w dochodowym uwzględnia dochód, jaki nieruchomość może przynosić.
Przy określaniu wartości rynkowej przyjmuje się warunki transakcji, w której kupujący i sprzedający działają z rozeznaniem, rozważnie i bez przymusu. Osobista potrzeba właściciela, aby szybko uzyskać pieniądze, nie jest więc sama w sobie podstawą obniżenia wartości rynkowej nieruchomości.
Pośrednik pomagający wprowadzić ofertę na rynek ustala ze sprzedającym cenę ofertową oraz sposób prowadzenia sprzedaży. To inne zadanie. Cena ofertowa jest kwotą, z którą oferta pojawia się na rynku. Cena transakcyjna jest natomiast kwotą ostatecznie uzgodnioną przez strony. Żadna z nich nie musi być identyczna z wartością określoną w operacie, a przyszłej ceny sprzedaży nie można zagwarantować.
Pośrednik uwzględnia również sytuację i potrzeby stron
Analiza rynku jest ważnym punktem wyjścia, ale nie wyczerpuje pracy pośrednika. Przy przygotowaniu oferty trzeba również poznać oczekiwany termin sprzedaży, powody decyzji właściciela, jego możliwości finansowe, gotowość do negocjacji oraz powiązanie sprzedaży z zakupem kolejnej nieruchomości.
Znaczenie mają także potrzeby i zachowania potencjalnych kupujących: sposób finansowania zakupu, oczekiwany termin przejęcia lokalu czy gotowość do remontu. Do tego dochodzą przygotowanie nieruchomości, sposób prezentacji, wybór odbiorców i kanałów promocji oraz prowadzenie negocjacji. Są to elementy strategii sprzedaży, których nie zastępuje sama średnia cena za metr kwadratowy.
Przykładowo jeden właściciel może potrzebować sprzedaży w krótkim terminie, aby sfinansować już uzgodniony zakup. Drugi może mieć większą swobodę czasową i możliwość przygotowania mieszkania przed publikacją oferty. Nawet przy podobnych nieruchomościach mogą potrzebować różnych strategii, warunków transakcji i cen wyjściowych. Nie oznacza to, że osobiste oczekiwania właściciela zmieniają wartość rynkową. Wpływają jednak na decyzje dotyczące tego, jak i za jaką cenę rozpocząć sprzedaż.
Automatyczna „wyceniarka” na stronie biura
Narzędzie dostępne publicznie wymaga szczególnej uwagi, ponieważ użytkownik może potraktować podaną kwotę jako profesjonalną ocenę swojej nieruchomości. Wynik może wpłynąć na jego oczekiwania, decyzję o sprzedaży lub ocenę propozycji kupującego, mimo że system nie zna stanu prawnego, nie przeprowadził oględzin i nie ustalił sytuacji właściciela.
Przed uruchomieniem takiego rozwiązania trzeba sprawdzić źródła i aktualność danych, zakres uwzględnianych cech oraz trafność wyników na znanych przypadkach. Użytkownik powinien otrzymać jasną informację, co narzędzie oblicza, jakie ma ograniczenia i kiedy potrzebna jest indywidualna analiza. Sam dopisek „wynik orientacyjny” nie naprawia nierzetelnej analizy.
Analiza przygotowana na potrzeby ofertowania nie jest operatem szacunkowym, a automatyczny wynik nie zastępuje ani pracy rzeczoznawcy, ani opracowania strategii sprzedaży przez pośrednika. W materiale dla klienta wyjaśnij cel analizy, źródła danych i ograniczenia wyniku. Rekomendację ceny ofertowej powiąż z sytuacją rynkową, cechami nieruchomości oraz uzgodnionym celem i sposobem sprzedaży.
Przed wdrożeniem procedur w biurze
Ten poradnik pomaga uporządkować zagadnienia, ale nie jest gotowym wzorcem procedury dla każdego biura. Jeżeli planujesz wprowadzić zasady korzystania z AI i nie masz pewności, czy odpowiadają używanym narzędziom, zakresowi przetwarzanych danych oraz obowiązkom Twojego biura, skonsultuj je z prawnikiem. Podobnie jak przy wzorcach umów, przed zastosowaniem trzeba ocenić ich przydatność w konkretnej sytuacji.