Pośrednik, który odpowiednio wcześnie ustali, jakie prawo jest sprzedawane i z jakich dokumentów ono wynika, może zapobiec odwołaniu aktu w ostatniej chwili. Ta lekcja pomoże odróżnić elementy, bez których umowa sprzedaży nie może zostać prawidłowo zawarta, od dokumentów potrzebnych tylko w określonych sytuacjach. Pozwoli również zrozumieć, czego notariusz rzeczywiście pilnuje, a czego nie bada za strony transakcji.

Materiał dotyczy sprzedaży prawa własności nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Nie istnieje jedna zamknięta lista dokumentów identyczna dla każdej z tych transakcji. Zakres kontroli zależy między innymi od rodzaju prawa, treści księgi wieczystej, sposobu nabycia, stanu cywilnego stron, reprezentacji, obciążeń i ustawowych ograniczeń obrotu.

Akt notarialny sprzedaży – obowiązkowa treść i dokumenty sprawdzane przez notariusza

Spis treści

1. Dwa poziomy wymagań: treść aktu i dokumenty
2. Dlaczego konieczny jest akt notarialny?
3. Elementy wymagane w każdym akcie notarialnym
4. Co musi wynikać z umowy sprzedaży?
5. Sprzedaż prawa własności nieruchomości
6. Sprzedaż prawa użytkowania wieczystego
7. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
8. Co notariusz musi ustalić lub sprawdzić zawsze?
9. Dokumenty dotyczące prawa własności
10. Dokumenty dotyczące użytkowania wieczystego
11. Dokumenty dotyczące spółdzielczego prawa
12. Dokumenty wymagane tylko w określonych sytuacjach
13. Notariusz nie jest detektywem
14. Jakie informacje notariusz przyjmuje z oświadczeń stron?
15. Czego akt notarialny sam w sobie nie dowodzi?
16. Checklista pośrednika przed przekazaniem sprawy notariuszowi
17. Podsumowanie praktyczne
18. Podstawa prawna i źródła

1. Dwa poziomy wymagań: treść aktu i dokumenty

W praktyce pod hasłem „co jest potrzebne do aktu” mieszają się dwa różne zagadnienia.

Pierwsze zagadnienie to obowiązkowa treść dokumentu notarialnego. Określa ją przede wszystkim Prawo o notariacie. Każdy akt musi zawierać dane formalne, oznaczenie uczestników, ich oświadczenia, podpisy oraz potwierdzenie odczytania, przyjęcia i podpisania aktu. Jeżeli akt obejmuje umowę sprzedaży, musi ponadto zawierać postanowienia istotne dla tej umowy.

Drugie zagadnienie to materiał, na podstawie którego notariusz może ustalić tożsamość stron, ich uprawnienie do rozporządzania prawem, prawidłowe oznaczenie przedmiotu sprzedaży oraz dopuszczalność transakcji. Część informacji notariusz sprawdza bezpośrednio w rejestrach, część wynika z przedstawionych dokumentów, a część wyłącznie z oświadczeń stron.

Nie należy więc mówić, że do każdej sprzedaży zawsze potrzeba na przykład wypisu z ewidencji gruntów, zaświadczenia o braku osób zameldowanych i zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami. Jedne z tych dokumentów są konieczne tylko w określonych przypadkach, a inne służą ochronie kupującego, lecz nie są ustawowym warunkiem ważności umowy.

Powrót do spisu treści

2. Dlaczego konieczny jest akt notarialny?

Umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości oraz umowa przenosząca własność w wykonaniu wcześniejszego zobowiązania wymagają formy aktu notarialnego. Wynika to z art. 158 Kodeksu cywilnego. Niezachowanie tej formy powoduje nieważność umowy.

Do przeniesienia użytkowania wieczystego stosuje się odpowiednio przepisy o przeniesieniu własności nieruchomości. Akt notarialny jest więc również konieczny przy sprzedaży tego prawa. Dodatkowo przeniesienie użytkowania wieczystego następuje dopiero po wpisie nabywcy do księgi wieczystej, o czym stanowi art. 27 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu jest ograniczonym prawem rzeczowym. Zgodnie z art. 17² ust. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych jego zbycie także wymaga aktu notarialnego. Nie należy mylić tego prawa ze spółdzielczym lokatorskim prawem do lokalu, które jest niezbywalne i nie może być przedmiotem sprzedaży.

Forma aktu notarialnego nie oznacza jedynie tego, że notariusz potwierdza podpisy. Notariusz sporządza dokument, odczytuje go, wyjaśnia skutki czynności, czuwa nad zabezpieczeniem praw i słusznych interesów uczestników oraz odmawia dokonania czynności sprzecznej z prawem.

Powrót do spisu treści

3. Elementy wymagane w każdym akcie notarialnym

Zgodnie z art. 92 § 1 Prawa o notariacie akt notarialny powinien zawierać co najmniej następujące elementy:

1. dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu;
2. godzinę i minutę rozpoczęcia oraz podpisania aktu – jeżeli jest to potrzebne albo zażąda tego strona;
3. miejsce sporządzenia aktu;
4. dane notariusza i kancelarii, a gdy czynność wykonuje zastępca notarialny albo inna upoważniona osoba – również dane tej osoby;
5. oznaczenie osób uczestniczących w akcie, osób działających za osoby prawne, przedstawicieli, pełnomocników oraz innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
6. w przypadkach określonych ustawą – informację o obywatelstwie cudzoziemca albo o statusie podmiotu jako cudzoziemca;
7. oświadczenia stron, w razie potrzeby z powołaniem okazanych dokumentów;
8. na żądanie stron – stwierdzenie faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
9. stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany;
10. podpisy uczestników i innych osób obecnych przy sporządzaniu aktu;
11. podpis notariusza.

Jeżeli osoba nie umie albo nie może pisać, akt musi wskazywać, że go nie podpisała, oraz podawać przyczynę. Przepisy przewidują również szczególne rozwiązania dla osoby nieznającej języka polskiego albo osoby z niepełnosprawnością utrudniającą udział w czynności.

Data może być zatem bardzo dokładna. Na żądanie strony albo gdy wymaga tego sytuacja, akt wskazuje nie tylko dzień, ale także godzinę i minutę rozpoczęcia oraz godzinę i minutę podpisania. Może to mieć znaczenie, gdy tego samego dnia dokonywane są powiązane czynności, powstają konkurujące prawa albo trzeba dokładnie ustalić kolejność zdarzeń.

Przed podpisaniem akt powinien zostać odczytany. Notariusz ma się przekonać, że uczestnicy dokładnie rozumieją jego treść i znaczenie, a dokument odpowiada ich woli. Na żądanie powinny być odczytane również załączniki.

Powrót do spisu treści

4. Co musi wynikać z umowy sprzedaży?

Sam katalog z art. 92 Prawa o notariacie nie wystarcza. Akt dotyczący czynności prawnej musi zawierać treści istotne dla tej czynności, wynikające również z innych ustaw. W przypadku sprzedaży z aktu musi jasno wynikać co najmniej:

• kto jest sprzedawcą, a kto kupującym i czy osoby te działają osobiście, przez przedstawiciela, pełnomocnika albo organ osoby prawnej;
• jakie dokładnie prawo jest przedmiotem sprzedaży: własność nieruchomości, udział we własności, użytkowanie wieczyste, udział w tym prawie albo spółdzielcze własnościowe prawo do oznaczonego lokalu;
• do jakiej nieruchomości, gruntu, budynku lub lokalu prawo się odnosi;
• jaka jest cena albo według jakich obiektywnych podstaw można ją ustalić;
• oświadczenie sprzedającego o sprzedaży i przeniesieniu prawa oraz odpowiadające mu oświadczenie kupującego o kupnie i nabyciu prawa;
• jeżeli zawierana jest odrębna umowa rozporządzająca – wskazanie wcześniejszego zobowiązania, które jest wykonywane;
• inne postanowienia wymagane przez przepisy szczególne dla konkretnej transakcji.

Definicja sprzedaży z art. 535 Kodeksu cywilnego obejmuje także obowiązek wydania przedmiotu sprzedaży, jego odebrania oraz zapłaty ceny. Dlatego akt zwykle określa również:

• czy cena została już zapłacona, a jeżeli nie – w jakim terminie i na jaki rachunek ma zostać zapłacona;
• sposób zabezpieczenia zapłaty, na przykład poddanie się egzekucji albo użycie depozytu notarialnego;
• termin i sposób wydania nieruchomości lub lokalu;
• rozliczenie opłat, pożytków, podatku od nieruchomości, opłaty za użytkowanie wieczyste i kosztów utrzymania;
• oświadczenia dotyczące obciążeń, praw osób trzecich, najmu, posiadania oraz sporów;
• wnioski wieczystoksięgowe;
• pouczenia, podatki, opłaty sądowe i wynagrodzenie notariusza.

Nie wszystkie te postanowienia są elementami koniecznymi do samego powstania umowy sprzedaży. Są jednak potrzebne, aby umowa była wykonalna i aby strony wiedziały, kiedy nastąpi zapłata, wydanie i usunięcie ewentualnych obciążeń.

Powrót do spisu treści

5. Sprzedaż prawa własności nieruchomości

Oznaczenie przedmiotu sprzedaży

Akt powinien pozwalać jednoznacznie ustalić, jaka nieruchomość albo jaki udział jest sprzedawany. Zakres danych zależy od rodzaju nieruchomości.

Przy nieruchomości gruntowej podaje się przede wszystkim numer księgi wieczystej, położenie, oznaczenie działek ewidencyjnych, obręb, powierzchnię oraz sposób korzystania ujawniony w księdze. Jeżeli sprzedawana jest jedna z kilku istniejących działek objętych wspólną księgą, akt musi precyzyjnie wskazać działkę przeznaczoną do odłączenia oraz zawierać odpowiedni wniosek wieczystoksięgowy.

Jeżeli nieruchomość gruntowa jest zabudowana domem, co do zasady przedmiotem sprzedaży nie jest „sam dom”, lecz zabudowana nieruchomość gruntowa. Budynek jest częścią składową gruntu, chyba że przepis szczególny ustanawia wyjątek.

Przy nieruchomości lokalowej oznacza się lokal, jego położenie, numer, przeznaczenie, powierzchnię, pomieszczenia przynależne oraz udział w nieruchomości wspólnej związany z własnością lokalu. Tego udziału nie można sprzedać oddzielnie od lokalu.

Chwila przejścia własności

Typowa umowa sprzedaży nieruchomości ma podwójny skutek: zobowiązuje sprzedawcę do przeniesienia własności i jednocześnie przenosi własność na kupującego. Co do zasady kupujący staje się właścicielem już z chwilą zawarcia aktu, a późniejszy wpis do księgi wieczystej ujawnia dokonaną zmianę.

Własności nieruchomości nie można przenieść pod warunkiem ani z zastrzeżeniem terminu. Jeżeli wcześniejsza umowa zobowiązująca została zawarta pod warunkiem, po jego spełnieniu potrzebne jest dodatkowe, bezwarunkowe porozumienie przenoszące własność.

Powrót do spisu treści

6. Sprzedaż prawa użytkowania wieczystego

Przy użytkowaniu wieczystym trzeba zachować szczególną precyzję. Właścicielem gruntu pozostaje Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego albo ich związek, natomiast sprzedający rozporządza prawem użytkowania wieczystego.

Akt powinien jednoznacznie wskazywać:

• właściciela gruntu;
• użytkownika wieczystego;
• księgę wieczystą, działki, powierzchnię i położenie gruntu;
• okres, na jaki ustanowiono użytkowanie wieczyste, oraz pozostały czas jego trwania;
• sposób korzystania i cel wynikający z umowy ustanawiającej prawo, jeżeli ma znaczenie dla transakcji;
• budynki i urządzenia stanowiące odrębną własność użytkownika wieczystego;
• cenę oraz oświadczenia o sprzedaży i nabyciu prawa wraz z własnością związanych z nim budynków i urządzeń.

Własność budynków i urządzeń przysługująca użytkownikowi wieczystemu jest prawem związanym z użytkowaniem wieczystym. Nie może być swobodnie sprzedana osobno od tego prawa.

Najważniejsza różnica w porównaniu ze sprzedażą własności polega na chwili nabycia. Przeniesienie użytkowania wieczystego w drodze umowy wymaga wpisu do księgi wieczystej. Akt jest konieczny, ale sam jego podpis nie kończy jeszcze procesu nabycia. Wpis ma charakter konstytutywny, czyli współtworzy skutek prawny.

Pośrednik powinien również ustalić wysokość opłaty rocznej, ewentualne zaległości, toczące się postępowanie aktualizacyjne oraz zgodność sposobu korzystania z celem ustanowienia prawa. Nie wszystkie te okoliczności są elementami koniecznymi umowy sprzedaży, lecz mogą istotnie wpływać na koszt i bezpieczeństwo nabycia.

Powrót do spisu treści

7. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Przedmiotem transakcji nie jest własność lokalu, lecz ograniczone prawo rzeczowe pozwalające korzystać z oznaczonego lokalu i rozporządzać tym prawem. W akcie należy więc używać właściwej nazwy prawa i nie nazywać sprzedającego właścicielem lokalu.

Akt powinien określać między innymi:

• spółdzielnię mieszkaniową;
• budynek i lokal, którego dotyczy prawo;
• adres, numer, przeznaczenie, powierzchnię oraz podstawowe dane lokalu;
• podstawę nabycia prawa przez sprzedającego;
• numer księgi wieczystej, jeżeli jest prowadzona dla tego prawa;
• cenę oraz oświadczenia o sprzedaży i nabyciu prawa;
• informację, że zbycie obejmuje także związany z prawem wkład budowlany;
• wniosek o wpis nabywcy, jeżeli dla prawa jest prowadzona księga wieczysta.

Po sporządzeniu aktu notariusz niezwłocznie przesyła jego wypis spółdzielni. Nabywca powinien również zawiadomić spółdzielnię o nabyciu prawa.

Czy księga wieczysta jest konieczna?

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu może istnieć bez własnej księgi wieczystej. W takim przypadku podstawowe znaczenie mają dokumenty źródłowe oraz informacje spółdzielni.

Jeżeli jednak prawo zostało już ujawnione w księdze wieczystej, do jego przeniesienia potrzebne są umowa oraz wpis nabywcy. Wynika to z art. 245¹ Kodeksu cywilnego. Taką wykładnię przyjął również Sąd Najwyższy w uchwale z 23 lipca 2003 r., III CZP 50/03.

Jeżeli przedmiotem sprzedaży jest tylko udział w spółdzielczym własnościowym prawie, pozostałym współuprawnionym przysługuje ustawowe prawo pierwokupu. Bezwarunkowa sprzedaż udziału z naruszeniem tego prawa jest nieważna.

Powrót do spisu treści

8. Co notariusz musi ustalić lub sprawdzić zawsze?

Nie w każdym przypadku kontrola przybiera postać sprawdzenia papierowego zaświadczenia. Notariusz korzysta również z rejestrów elektronicznych i odbiera oświadczenia stron. Przy każdej sprzedaży objętej tą lekcją musi jednak ustalić co najmniej poniższe kwestie.

Tożsamość uczestników

Notariusz ma obowiązek stwierdzić tożsamość osób uczestniczących w czynności na podstawie przewidzianych prawem dokumentów, a sposób jej ustalenia wskazać w akcie. W praktyce osoba fizyczna przedstawia ważny dowód osobisty, paszport albo inny dokument dopuszczony przez prawo.

Weryfikacja zastrzeżenia numeru PESEL

Przed nabyciem, zbyciem lub obciążeniem nieruchomości, użytkowania wieczystego albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu notariusz obowiązkowo sprawdza w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL, czy PESEL osoby fizycznej jest zastrzeżony. Jeżeli jest zastrzeżony, notariusz co do zasady odmawia dokonania czynności. Strona powinna więc odpowiednio wcześniej cofnąć zastrzeżenie, jeżeli chce przystąpić do aktu.

Zdolność i świadome działanie

Notariusz nie może dokonać czynności, jeżeli poweźmie wątpliwość, czy strona ma zdolność do czynności prawnych. Musi również przekonać się, że uczestnicy rozumieją treść i znaczenie aktu, a dokument odpowiada ich woli.

Umocowanie i reprezentacja

Jeżeli ktoś działa przez pełnomocnika, potrzebne jest pełnomocnictwo w formie właściwej dla dokonywanej czynności, a więc przy sprzedaży nieruchomości zasadniczo w formie aktu notarialnego. Jeżeli stroną jest spółka, fundacja, spółdzielnia lub inny podmiot, notariusz ustala sposób reprezentacji w odpowiednim rejestrze i bada dokumenty wymagane dla danej czynności, na przykład uchwałę właściwego organu. W przypadku małoletniego, osoby ubezwłasnowolnionej, spadku, masy upadłości albo egzekucji mogą być konieczne postanowienia sądu lub dokumenty potwierdzające szczególne umocowanie.

Prawo sprzedającego i dopuszczalność sprzedaży

Notariusz musi ustalić, że sprzedającemu przysługuje prawo, którym zamierza rozporządzić, oraz że konkretna transakcja nie jest sprzeczna z prawem. Nie zawsze oznacza to sprawdzanie tego samego zestawu dokumentów. Przy nieruchomości z prawidłową księgą podstawowe znaczenie ma jej aktualna treść. Przy prawie bez księgi, nieujawnionym nabyciu albo rozbieżnościach konieczne są dokumenty źródłowe.

Wnioski do księgi wieczystej

Jeżeli akt przenosi, zmienia albo znosi prawo ujawnione w księdze lub obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości bez księgi, notariusz składa odpowiedni wniosek wieczystoksięgowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Do wniosku dołącza dokumenty stanowiące podstawę wpisu.

Powrót do spisu treści

9. Dokumenty dotyczące prawa własności

Przy sprzedaży nieruchomości notariusz musi mieć materiał pozwalający prawidłowo ustalić właściciela, przedmiot sprzedaży i dopuszczalność rozporządzenia. Sposób wykazania tych okoliczności zależy od stanu sprawy.

Księga wieczysta

Jeżeli księga jest prowadzona, notariusz sprawdza jej aktualną treść, w tym oznaczenie nieruchomości, właściciela lub użytkownika wieczystego, prawa i roszczenia w dziale III, hipoteki w dziale IV oraz wzmianki o złożonych, jeszcze nierozpoznanych wnioskach. Strona nie zawsze musi dostarczać papierowy odpis, ponieważ notariusz może korzystać z elektronicznego dostępu do ksiąg.

Sprawdzenie samego aktualnego widoku księgi może nie wystarczyć, gdy występują wzmianki, migracyjne nieścisłości, sprzeczne dokumenty albo inne sygnały ostrzegawcze. W takich sytuacjach zakres kontroli powinien zostać rozszerzony.

Dokument nabycia

Akt notarialny sprzedaży, darowizny lub działu spadku, prawomocne orzeczenie sądu, zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, decyzja administracyjna albo inny dokument nabycia jest konieczny przede wszystkim wtedy, gdy:

• nieruchomość nie ma księgi wieczystej;
• sprzedający nabył prawo, lecz nie został jeszcze ujawniony w księdze;
• treść księgi nie pokazuje wszystkich okoliczności potrzebnych do oceny majątku osobistego i wspólnego małżonków;
• istnieje rozbieżność między księgą a dokumentami;
• z dokumentu nabycia wynikają warunki, ograniczenia, prawa pierwokupu albo inne okoliczności ważne dla sprzedaży.

W prostej sprzedaży nieruchomości z aktualną i niewzbudzającą wątpliwości księgą nie ma podstaw do twierdzenia, że ustawa zawsze nakazuje sprzedającemu przedłożyć poprzedni akt nabycia. Konkretna kancelaria może go jednak zażądać, aby prawidłowo ustalić historię prawa, stan cywilny, sposób nabycia i obowiązki podatkowe.

Dokumenty geodezyjne

Wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy ewidencyjnej, wykaz zmian danych ewidencyjnych albo dokumentacja podziałowa są potrzebne, gdy mają stanowić podstawę oznaczenia nieruchomości w księdze, założenia księgi, sprostowania oznaczenia, ujawnienia podziału albo odłączenia działki. Nie są automatycznie wymagane jako papierowy komplet przy każdej sprzedaży całej, prawidłowo oznaczonej nieruchomości.

Nieruchomość lokalowa

Przy sprzedaży odrębnej własności lokalu podstawowe dane wynikają z księgi lokalowej i księgi prowadzonej dla nieruchomości wspólnej. Jeżeli oznaczenie lokalu jest niepełne albo ma być zmieniane, mogą być potrzebne dokumenty dotyczące samodzielności, powierzchni, pomieszczeń przynależnych i udziału w nieruchomości wspólnej.

Powrót do spisu treści

10. Dokumenty dotyczące użytkowania wieczystego

Przy sprzedaży użytkowania wieczystego podstawowym źródłem jest księga wieczysta, ponieważ pokazuje właściciela gruntu, użytkownika wieczystego, okres prawa, oznaczenie nieruchomości, budynki stanowiące odrębną własność oraz obciążenia.

W zależności od sytuacji notariusz może potrzebować także:

• pierwotnej umowy oddania gruntu w użytkowanie wieczyste albo decyzji i dokumentów, na podstawie których prawo powstało;
• późniejszych umów zmieniających cel, sposób korzystania lub termin prawa;
• dokumentu nabycia prawa przez obecnego użytkownika, jeżeli nie jest ujawniony w księdze albo wpis nie wyjaśnia wszystkich potrzebnych okoliczności;
• dokumentów dotyczących własności budynków i urządzeń związanych z użytkowaniem wieczystym;
• zaświadczeń albo informacji właściciela gruntu o opłacie rocznej, jeżeli mają znaczenie dla treści rozliczeń między stronami;
• dokumentów geodezyjnych, gdy zmienia się oznaczenie nieruchomości albo sprzedawana część ma zostać odłączona.

Zaświadczenie o braku zaległości z opłatą roczną nie jest uniwersalnym elementem przesądzającym o ważności każdej sprzedaży. Kupujący powinien go jednak żądać albo uzyskać wiarygodną informację od właściciela gruntu, ponieważ akt nie usuwa zaległości ani sporu o aktualizację opłaty.

Powrót do spisu treści

11. Dokumenty dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

W przypadku tego prawa dokumentacja zależy przede wszystkim od tego, czy prowadzona jest księga wieczysta.

Prawo z księgą wieczystą

Notariusz sprawdza księgę prowadzoną dla prawa, w tym osobę uprawnioną, opis lokalu, obciążenia i wzmianki. Potrzebna jest również aktualna informacja spółdzielni, ponieważ księga nie pokazuje wszystkich danych organizacyjnych i rozliczeniowych dotyczących lokalu.

Prawo bez księgi wieczystej

Jeszcze większego znaczenia nabierają dokumenty źródłowe i zaświadczenie spółdzielni. Notariusz musi mieć podstawę do ustalenia, że prawo istnieje, komu przysługuje, jakiego lokalu dotyczy i czy nie zachodzą przeszkody do jego sprzedaży.

W praktyce przedkłada się:

• zaświadczenie spółdzielni opisujące lokal i potwierdzające osobę uprawnioną;
• dokument ustanowienia lub nabycia prawa, na przykład dawny przydział, umowę, akt notarialny, prawomocne postanowienie spadkowe albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia;
• informację, czy dla prawa jest prowadzona księga wieczysta;
• dokumenty dotyczące następstwa prawnego, małżeńskiej wspólności majątkowej lub pełnomocnictwa, jeżeli są potrzebne;
• zaświadczenie podatkowe, jeżeli wynika to ze sposobu wcześniejszego nabycia.

Zaświadczenie spółdzielni często zawiera także informację o zadłużeniu. Warto jednak rozdzielić dwie funkcje tego dokumentu: potwierdzenie istnienia i przysługiwania prawa może być niezbędne do sporządzenia aktu, natomiast potwierdzenie braku zaległości chroni głównie interes kupującego.

Pośrednik powinien również sprawdzić stan prawny gruntu pod budynkiem. Brak uregulowanego tytułu spółdzielni do gruntu może utrudniać lub uniemożliwiać założenie księgi dla prawa i finansowanie zakupu kredytem, choć nie w każdej sytuacji oznacza automatycznie, że istniejącego prawa nie można sprzedać.

Powrót do spisu treści

12. Dokumenty wymagane tylko w określonych sytuacjach

Poniższe dokumenty nie są potrzebne w każdej transakcji. Stają się jednak konieczne, gdy wystąpi określona okoliczność.

Okoliczność	Dokument lub sprawdzenie	Dlaczego jest potrzebne
Działanie przez pełnomocnika	Pełnomocnictwo w wymaganej formie, zwykle akt notarialny	Notariusz musi ustalić istnienie i zakres umocowania.
Stroną jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna	Dane z rejestru, statut lub umowa, wymagane uchwały i zgody	Trzeba sprawdzić reprezentację i zgodę właściwego organu.
Prawo należy do majątku wspólnego albo czynność wymaga zgody małżonka	Udział małżonka w akcie, zgoda w wymaganej formie, ewentualnie umowa majątkowa lub dokument ustania małżeństwa	Rozporządzenie bez wymaganej zgody może być bezskuteczne lub wadliwe.
Sprzedającym lub kupującym jest małoletni albo osoba pozostająca pod opieką	Zezwolenie sądu opiekuńczego i dokumenty przedstawicielstwa	Czynność przekraczająca zwykły zarząd wymaga uprzedniej zgody sądu.
Prawo nabyto ze spadku, zapisu, darowizny, zasiedzenia albo innego nieodpłatnego tytułu objętego podatkiem od spadków i darowizn	W przypadkach objętych art. 19 ust. 6 ustawy – zgoda albo zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego	Notariusz nie może dokonać czynności bez potwierdzenia rozliczenia, zwolnienia albo przedawnienia podatku, chyba że działa ustawowe wyłączenie.
Nabycie nastąpiło na podstawie umowy w formie aktu notarialnego albo korzystało ze zwolnienia dla najbliższej rodziny z art. 4a	Ocena zastosowania art. 19 ust. 7 ustawy podatkowej	Od 2025 r. ustawodawca wyłączył w tych sytuacjach obowiązek przedstawiania zaświadczenia z art. 19 ust. 6; przy nabyciu na podstawie aktu wyjątek obejmuje rzeczy i prawa nabyte po 31 grudnia 2006 r. Trzeba więc prawidłowo ustalić podstawę i datę wcześniejszego nabycia.
Nabywcą jest cudzoziemiec	Zezwolenie ministra, jeżeli jest wymagane, albo dokumenty wykazujące zwolnienie	Sprzedaż bez wymaganego zezwolenia jest niedopuszczalna.
Istnieje ustawowe prawo pierwokupu albo prawo nabycia	Dokumenty pozwalające ustalić zakres prawa, umowa warunkowa, dowód zawiadomienia i oświadczenie uprawnionego lub upływ terminu	Bezwarunkowa sprzedaż może być nieważna albo bezskuteczna wobec uprawnionego.
Nieruchomość leży na obszarze rewitalizacji, obejmuje grunt rolny, las, zabytek albo podlega innym ograniczeniom	Właściwe zaświadczenia, wypisy, informacje, zgody lub decyzje	Trzeba rozpoznać prawa pierwokupu, zezwolenia i szczególne warunki obrotu.
Sprzedawana działka ma zostać odłączona, ujawniono podział albo dane księgi są nieaktualne	Dokumenty ewidencyjne i geodezyjne przeznaczone do ksiąg wieczystych, czasem decyzja podziałowa	Sąd musi mieć podstawę prawidłowego oznaczenia nieruchomości i dokonania wpisu.
Hipoteka ma zostać spłacona z ceny i wykreślona	Zaświadczenie banku o saldzie, rachunku do spłaty i warunkach wydania zgody na wykreślenie; następnie zgoda wierzyciela	Samo podpisanie sprzedaży nie wykreśla hipoteki.
Sprzedaż budynku, lokalu albo spółdzielczego własnościowego prawa objętego obowiązkiem energetycznym	Świadectwo charakterystyki energetycznej	Sprzedający ma obowiązek przekazać je nabywcy, a notariusz odnotowuje przekazanie albo poucza o karze za brak dokumentu.

Ważne doprecyzowanie dotyczące świadectwa energetycznego

Przekazanie świadectwa jest ustawowym obowiązkiem przy sprzedaży budynku, części budynku lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, o ile nie zachodzi ustawowe wyłączenie. Nabywca nie może zrzec się prawa do jego otrzymania. Brak świadectwa nie powoduje jednak automatycznie nieważności aktu i nie obliguje notariusza do odmowy sprzedaży. Notariusz zapisuje w akcie, że świadectwo przekazano, a gdy go nie przekazano – poucza zobowiązanego o grożącej grzywnie. Zasady te wyjaśnia również Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

Powrót do spisu treści

13. Notariusz nie jest detektywem

Notariusz ma obowiązek działać starannie, badać legalność czynności, ustalać tożsamość, sprawdzać dostępne rejestry i reagować na wątpliwości. Nie jest jednak detektywem prowadzącym za strony pełne dochodzenie dotyczące nieruchomości.

Notariusz nie wykonuje oględzin nieruchomości, nie mierzy granic, nie sprawdza zgodności budynku z projektem, nie przesłuchuje sąsiadów, nie kontroluje faktycznego zamieszkiwania ani nie ustala samodzielnie wszystkich umów zawartych przez sprzedającego. Jeżeli określona okoliczność nie wynika z urzędowego rejestru albo dokumentu, informacja w akcie może zostać oparta na oświadczeniu strony.

Nie oznacza to dowolności. Art. 80 Prawa o notariacie nakazuje notariuszowi czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność może wywołać skutki. Art. 81 nakazuje odmówić czynności sprzecznej z prawem. Jeżeli dokumenty są sprzeczne, w księdze widnieje wzmianka, strona podaje niespójne informacje albo pojawiają się inne uzasadnione wątpliwości, notariusz nie może ich zignorować.

Z drugiej strony Sąd Najwyższy wskazywał, że wobec braku uzasadnionych wątpliwości notariusz może w określonym zakresie oprzeć się na oświadczeniach stron. Takie stanowisko przedstawiono między innymi w wyroku Sądu Najwyższego z 11 marca 2009 r., I CSK 363/08. Nie jest to jednak zgoda na pomijanie sygnałów ostrzegawczych – zakres wymaganej kontroli zależy od okoliczności konkretnej sprawy.

Powrót do spisu treści

14. Jakie informacje notariusz przyjmuje z oświadczeń stron?

W akcie sprzedaży często znajdują się oświadczenia sprzedającego dotyczące między innymi tego, że:

• nieruchomość albo prawo nie zostały wcześniej sprzedane, darowane ani obciążone poza wpisami ujawnionymi w księdze;
• nie zawarto umów przedwstępnych, rezerwacyjnych, najmu, dzierżawy, dożywocia ani innych umów dotyczących korzystania lub przyszłego rozporządzenia;
• nie toczą się postępowania sądowe, administracyjne, egzekucyjne, upadłościowe albo zabezpieczające dotyczące przedmiotu sprzedaży;
• nie ma zaległości podatkowych, czynszowych, eksploatacyjnych albo z tytułu opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste;
• nikt nie jest zameldowany, nie zamieszkuje albo nie prowadzi działalności w lokalu;
• nieruchomość nie jest zajęta przez osobę trzecią;
• budynek został wybudowany i jest użytkowany zgodnie z prawem;
• nie występują niewidoczne w księdze roszczenia ani prawa osób trzecich;
• stan cywilny i ustrój majątkowy małżeński sprzedającego są takie, jak wskazano w akcie;
• nie zachodzą podstawy ustawowego pierwokupu albo prawa nabycia, jeżeli ocena opiera się na podanych przez stronę faktach.

Część tych oświadczeń może i powinna zostać skonfrontowana z dokumentami. Przykładowo zaległości wobec wspólnoty lub spółdzielni można sprawdzić zaświadczeniem, a przeznaczenie nieruchomości – dokumentami planistycznymi. Nie oznacza to jednak, że notariusz zawsze musi samodzielnie zdobyć i zbadać wszystkie takie dokumenty przed sporządzeniem aktu.

Oświadczenie zapisane w akcie nie staje się przez to automatycznie prawdą potwierdzoną urzędowo. Akt urzędowo potwierdza, że oznaczona osoba złożyła przed notariuszem określone oświadczenie. Nie zawsze potwierdza prawdziwość faktu opisanego przez tę osobę.

Powrót do spisu treści

15. Czego akt notarialny sam w sobie nie dowodzi?

Pośrednik i kupujący nie powinni zakładać, że skoro transakcję sporządził notariusz, to przeprowadzono pełne badanie techniczne, budowlane, podatkowe, planistyczne i faktyczne nieruchomości.

Sam akt nie dowodzi w szczególności, że:

• powierzchnia i granice widoczne w terenie odpowiadają dokumentom;
• budynek, rozbudowa, zmiana sposobu użytkowania albo podział lokalu zostały wykonane legalnie;
• nieruchomość ma faktyczny i prawnie zapewniony dostęp do drogi odpowiedni dla planowanego sposobu korzystania;
• nie występują zanieczyszczenia gruntu, wady konstrukcyjne, wilgoć albo awarie instalacji;
• w lokalu faktycznie nikt nie mieszka i nikt nie wywodzi prawa do korzystania;
• sprzedający nie zawarł umowy, o której nie poinformował i której nie ujawniono w księdze;
• nie istnieją zaległości, jeżeli nie przedstawiono aktualnego rozliczenia właściwej instytucji;
• planowana inwestycja kupującego jest dopuszczalna;
• wszystkie oświadczenia sprzedającego są zgodne z rzeczywistością.

Dlatego rola pośrednika nie kończy się na zebraniu dokumentów wskazanych przez kancelarię. Pośrednik powinien wcześniej porównać księgę wieczystą z ewidencją, dokumentem nabycia, stanem na miejscu i dokumentami właściwymi dla planów kupującego. Jeżeli pojawia się rozbieżność, należy ją ujawnić notariuszowi, a w razie potrzeby skierować klienta do adwokata, radcy prawnego, geodety, architekta, rzeczoznawcy albo urzędu.

Powrót do spisu treści

16. Checklista pośrednika przed przekazaniem sprawy notariuszowi

1. Nazwij dokładnie sprzedawane prawo. Ustal, czy chodzi o własność, udział, użytkowanie wieczyste czy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.
2. Ustal księgę wieczystą. Sprawdź nie tylko właściciela lub uprawnionego, ale wszystkie działy oraz wzmianki.
3. Zdobądź dokument nabycia. Nawet jeżeli kancelaria nie zawsze będzie go wymagała, pozwala wykryć kwestie spadkowe, małżeńskie, podatkowe i wcześniejsze zobowiązania.
4. Porównaj oznaczenie przedmiotu. Zestaw księgę, ewidencję, dokument nabycia, dane spółdzielni i stan na miejscu.
5. Ustal stan cywilny i ustrój majątkowy. Zapytaj o małżeństwo w chwili nabycia i w chwili sprzedaży, umowy majątkowe, rozwód, separację i dziedziczenie.
6. Sprawdź reprezentację. Ustal, kto podpisuje akt, czy będzie pełnomocnik oraz czy osoba prawna potrzebuje uchwały lub zgody organu.
7. Rozpoznaj sposób wcześniejszego nabycia. Spadek, darowizna, zasiedzenie lub nieodpłatne zniesienie współwłasności mogą wymagać dokumentu podatkowego, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń.
8. Rozpoznaj ograniczenia obrotu. Zwróć uwagę na grunty rolne, lasy, zabytki, rewitalizację, cudzoziemca, prawa pierwokupu oraz prawa nabycia.
9. Ustal obciążenia i sposób ich usunięcia. Przy hipotece zdobądź aktualny dokument banku i uzgodnij przepływ ceny.
10. Sprawdź rozliczenia. Poproś o dokumenty wspólnoty, spółdzielni, właściciela gruntu i dostawców mediów odpowiednio do rodzaju transakcji.
11. Przygotuj świadectwo energetyczne. Jeżeli jest wymagane, powinno być gotowe do przekazania przy akcie.
12. Uprzedź strony o rejestrze zastrzeżeń PESEL. Osoba fizyczna z zastrzeżonym numerem powinna odpowiednio wcześniej cofnąć zastrzeżenie.
13. Przekaż notariuszowi wszystkie wątpliwości. Nie ukrywaj sprzeczności, sporu, nieujawnionej umowy ani informacji o osobie trzeciej.
14. Oddziel dokumenty potrzebne notariuszowi od szerszego audytu kupującego. To, że akt można sporządzić, nie oznacza jeszcze, że zakup jest gospodarczo i technicznie bezpieczny.

Powrót do spisu treści

17. Podsumowanie praktyczne

Akt notarialny sprzedaży musi spełniać wymagania formalne Prawa o notariacie i zawierać istotne postanowienia umowy: strony, dokładnie oznaczony przedmiot, cenę oraz zgodne oświadczenia o sprzedaży i nabyciu. Zakres pozostałej treści wynika z rodzaju prawa, stanu księgi, dokumentów źródłowych, obciążeń i przepisów szczególnych.

Przedmiot sprzedaży	Forma	Znaczenie wpisu do księgi	Podstawowe źródło informacji
Własność nieruchomości	Akt notarialny	Co do zasady wpis ujawnia nabycie, które nastąpiło już na podstawie umowy.	Księga wieczysta, dokument nabycia i – gdy potrzeba – dokumenty ewidencyjne.
Użytkowanie wieczyste	Akt notarialny	Wpis nabywcy jest konieczny do przeniesienia prawa.	Księga wieczysta, umowa ustanawiająca prawo, dokumenty dotyczące budynków i opłat.
Spółdzielcze własnościowe prawo bez księgi	Akt notarialny	Brak księgi nie wyklucza sprzedaży istniejącego prawa.	Zaświadczenie spółdzielni i dokumenty źródłowe.
Spółdzielcze własnościowe prawo ujawnione w księdze	Akt notarialny	Do przeniesienia potrzebny jest również wpis nabywcy.	Księga wieczysta, spółdzielnia i dokument nabycia, gdy jest potrzebny.

Najważniejszy wniosek dla pośrednika brzmi: notariusz kontroluje legalność i formalną możliwość zawarcia konkretnej umowy, ale nie zastępuje pełnego audytu prawnego, technicznego i faktycznego nieruchomości. Jeżeli jakaś informacja ma znaczenie dla decyzji kupującego, warto potwierdzić ją odpowiednim dokumentem, zamiast poprzestawać na oświadczeniu sprzedającego zapisanym w akcie.

Powrót do spisu treści

18. Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, w szczególności art. 80, 81, 85, 85a, 91, 92 i 94.
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 155–158, 235–239, 244–245¹ oraz 535–536.
• Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, w szczególności art. 27–31.
• Ustawa z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, w szczególności art. 17¹ i 17².
• Ustawa z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, w szczególności art. 19 ust. 6 i 7.
• Ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków, w szczególności art. 11.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 23 lipca 2003 r., III CZP 50/03 – znaczenie wpisu przy przenoszeniu spółdzielczego własnościowego prawa ujawnionego w księdze.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 11 marca 2009 r., I CSK 363/08 – dopuszczalność oparcia się na oświadczeniach stron przy braku uzasadnionych wątpliwości.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 12 kwietnia 2019 r., I CSK 172/18 – zakres staranności przy korzystaniu z treści księgi wieczystej.
• Ministerstwo Rozwoju i Technologii – świadectwa charakterystyki energetycznej.

Powrót na początek