Jak wypowiedzieć umowę najmu, odzyskać lokal i rozliczyć pieniądze po zakończeniu współpracy? Problemy pojawiają się zarówno wtedy, gdy najemca nie płaci, jak i wtedy, gdy strony spokojnie kończą najem, ale nie zgadzają się co do remontu, stanu mieszkania albo zwrotu kaucji.
W rozmowie Tomasza Lebiedzia z radcą prawnym Piotrem Dobrowolskim omawiamy wypowiedzenie najmu mieszkań i lokali użytkowych, umowy na czas oznaczony i nieoznaczony, rozliczenie nakładów najemcy oraz zabezpieczenia finansowe. Pokazujemy też konkretne przypadki, w których nieprecyzyjna umowa doprowadziła do kosztownych problemów.
Materiał jest przydatny dla wynajmujących, najemców, pośredników i zarządców nieruchomości. Rozmowa obejmuje trzy części: zakończenie najmu, rozliczenie nakładów oraz kaucję.
Tomasz Lebiedź i radca prawny Piotr Dobrowolski rozmawiają o wypowiadaniu umów najmu, prawach wynajmującego i najemcy, rozliczeniu remontów oraz kaucji.
Chcesz lepiej przygotować umowę najmu? Zacznij od bezpłatnej lekcji kursu. Poznasz podstawy najmu, zasady oznaczania i reprezentacji stron oraz przykłady zagrożeń przy zawieraniu umowy.
Zobacz bezpłatną lekcję o najmie →
Chcesz poznać cały zakres szkolenia? Sprawdź program kursu „Umowy najmu nieruchomości” — rodzaje najmu, obowiązki stron, zabezpieczenia, wypowiedzenie, rozliczenia i najem komercyjny.
Spis treści — kliknij, aby zwinąć lub rozwinąć
Najem mieszkania i lokalu użytkowego — dlaczego trzeba je rozróżnić?
Nie istnieje jeden zestaw zasad, który można bez sprawdzenia zastosować do każdego najmu. Inaczej przygotowuje się umowę dotyczącą mieszkania, a inaczej najem biura, sklepu, restauracji lub budynku przeznaczonego do prowadzenia działalności gospodarczej.
Podstawowe przepisy o najmie znajdują się w Kodeksie cywilnym. W przypadku lokali służących zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych znaczenie ma również ustawa o ochronie praw lokatorów. Osobnego rozróżnienia wymagają najem zwykły, okazjonalny i instytucjonalny.
W rozmowie pokazujemy, dlaczego przenoszenie zapisów z jednej umowy do drugiej może być ryzykowne. Dotyczy to szczególnie wypowiedzenia, obowiązków związanych ze zwrotem lokalu i rozliczenia kaucji. Sam fakt, że ktoś ma dom w innej miejscowości albo wynajmuje mieszkanie w związku z pracą, nie przesądza automatycznie o wyłączeniu ochrony lokatorskiej. Trzeba ocenić rzeczywisty charakter korzystania z lokalu.
Jak wypowiedzieć umowę najmu na czas oznaczony i nieoznaczony?
Okres wypowiedzenia i możliwość wypowiedzenia to dwie różne kwestie. Zapis „umowę można wypowiedzieć z miesięcznym okresem wypowiedzenia” nie rozwiązuje każdego problemu. Najpierw trzeba ustalić, czy dana strona ma prawo zakończyć umowę w określonej sytuacji.
Przy najmie na czas oznaczony art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego wiąże możliwość wypowiedzenia z wypadkami określonymi w umowie. Istnieją też ustawowe podstawy wcześniejszego zakończenia najmu. W przypadku mieszkań trzeba dodatkowo uwzględnić szczególne ograniczenia dotyczące wypowiedzenia przez wynajmującego.
W filmie omawiamy przypadek najmu budynku przeznaczonego na przedszkole lub żłobek. Rozpoczęcie działalności zależało od otrzymania dotacji, ale umowa nie zapewniała odpowiednio przygotowanej możliwości wyjścia z najmu, gdy finansowania zabrakło. Lokal przestał być potrzebny, natomiast zobowiązania wynikające z umowy pozostały.
Podobne problemy mogą dotyczyć utraty pracy, zakończenia studiów, zamknięcia placówki lub rezygnacji z przedsięwzięcia. Dlatego przed podpisaniem umowy warto ustalić, jakie zdarzenia mają umożliwiać wypowiedzenie, jak je udokumentować i jaki termin będzie obowiązywał.
Przy najmie lokalu na czas nieoznaczony i miesięcznej płatności czynszu art. 688 Kodeksu cywilnego przewiduje wypowiedzenie na trzy miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Nie jest to jednak uniwersalna reguła pozwalająca właścicielowi wypowiedzieć każdy najem mieszkania bez podania przyczyny.
Wypowiedzenie warto odróżnić od rozwiązania umowy za porozumieniem stron. Porozumienie pozwala wspólnie ustalić termin zakończenia współpracy, oddania lokalu i rozliczeń. Ustalenia najlepiej udokumentować, zamiast pozostawiać je na poziomie rozmowy telefonicznej.
Co zrobić, gdy najemca nie płaci?
Brak zapłaty nie oznacza, że właściciel może w każdej sytuacji natychmiast zakończyć najem. Trzeba sprawdzić rodzaj umowy, wysokość i okres zaległości oraz wymaganą procedurę.
Przy zwykłym najmie mieszkania objętym ustawą o ochronie praw lokatorów wypowiedzenie z powodu zaległości wymaga spełnienia warunków art. 11 ust. 2 pkt 2. Znaczenie mają zaległości za co najmniej trzy pełne okresy płatności, pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia oraz dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległych i bieżących należności. Dopiero po spełnieniu warunków można przejść do wypowiedzenia z właściwym terminem.
W rozmowie wyjaśniamy, dlaczego należy dokumentować płatności i korespondencję. Przygotowanie pisma bez sprawdzenia wcześniejszych etapów może sprawić, że właściciel będzie przekonany o zakończeniu umowy, chociaż wypowiedzenie okaże się nieskuteczne.
Zakończenie umowy nie jest tym samym co odzyskanie lokalu. Jeżeli najemca nie wyprowadza się dobrowolnie, konieczne może być dalsze postępowanie. Wybór rodzaju najmu i przygotowanie zabezpieczeń mają więc znaczenie już przed przekazaniem kluczy.
Jak rozliczyć remont i nakłady najemcy?
Najemca wymienia okna, buduje kuchnię, dzieli powierzchnię ściankami albo dostosowuje lokal do działalności. Po kilku latach najem się kończy i pojawia się pytanie: kto zapłaci za wykonane prace oraz co ma pozostać w nieruchomości?
W filmie omawiamy między innymi remont mieszkania wynajętego na korzystnych warunkach oraz adaptację lokalu użytkowego. Pokazujemy, dlaczego obietnica „później się rozliczymy” może nie wystarczyć, zwłaszcza gdy zmieni się właściciel, pojawią się spadkobiercy albo strony przestaną się porozumiewać.
Przed rozpoczęciem prac warto ustalić:
- jakie roboty zostały zaakceptowane i kto je finansuje;
- jakie materiały, standard wykonania i kosztorys przyjęto;
- czy koszty będą rozliczane przez obniżenie czynszu, okres bezczynszowy lub osobną płatność;
- co stanie się z nierozliczonymi nakładami przy wcześniejszym zakończeniu najmu;
- które elementy pozostają w lokalu, a które najemca ma usunąć.
Art. 676 Kodeksu cywilnego przewiduje, przy braku odmiennej umowy, możliwość zatrzymania ulepszeń za zapłatą ich wartości z chwili zwrotu albo żądania przywrócenia stanu poprzedniego. Przy mieszkaniach należy również uwzględnić szczególne przepisy i postanowienia umowy.
Nie każdy wydatek na remont oznacza automatycznie obowiązek zwrotu pełnej kwoty przez wynajmującego. Warto rozróżnić naprawy, ulepszenia, wyposażenie i prace wykonane bez uzgodnienia. Dokumentacja powinna pozwalać ustalić, co rzeczywiście zrobiono i na jakich warunkach.
W jakim stanie najemca powinien oddać lokal?
Czy najemca musi odmalować mieszkanie? Czy powinien wymienić zużyte elementy wyposażenia? Czy właściciel może żądać usunięcia ścianek i instalacji wykonanych podczas adaptacji biura?
W rozmowie pokazujemy, że odpowiedź zależy od rodzaju lokalu, obowiązujących przepisów, treści umowy oraz stanu nieruchomości przy przekazaniu. Przy najmie mieszkań obowiązki związane z odnowieniem i rozliczeniem wyposażenia wymagają uwzględnienia ustawy o ochronie praw lokatorów. W prywatnym zasobie strony mogą odmiennie ustalić określone obowiązki dotyczące napraw i zwrotu lokalu.
Protokół zdawczo-odbiorczy pomaga oddzielić wcześniejsze usterki od zmian powstałych podczas najmu. Warto opisać stan ścian, podłóg, instalacji i wyposażenia oraz dołączyć zdjęcia. Przy większej adaptacji przydatne jest udokumentowanie zarówno stanu przed remontem, jak i po jego zakończeniu.
Omawiamy też przykład szczegółowego ustalania prac przed wyprowadzką najemców. Pokazuje on, dlaczego ogólne stwierdzenie „mieszkanie jest zniszczone” warto zastąpić opisem konkretnych uszkodzeń, braków i uzgodnionych sposobów ich usunięcia.
Zakaz konkurencji w najmie komercyjnym
Przedsiębiorca wynajmuje lokal, inwestuje w jego przygotowanie i buduje rozpoznawalność miejsca. Może oczekiwać, że właściciel nie wynajmie sąsiedniej powierzchni bezpośredniemu konkurentowi albo po zakończeniu najmu nie wykorzysta lokalizacji do prowadzenia podobnego biznesu.
W filmie rozmawiamy o klauzulach ograniczających konkurencję podczas najmu i po jego zakończeniu. Zwracamy uwagę na zakres działalności objętej ograniczeniem, obszar, czas obowiązywania oraz ekonomiczne konsekwencje dla drugiej strony.
Takiego zapisu nie warto kopiować bez analizy. Właściciel powinien wiedzieć, czy ograniczenie dotyczy jednego lokalu, całego budynku czy także innych posiadanych nieruchomości. Najemca powinien z kolei sprawdzić, czy uzgodniona ochrona rzeczywiście odpowiada jego działalności. Przy daleko idących ograniczeniach potrzebna jest indywidualna ocena prawna.
Kaucja za najem — zabezpieczenie, potrącenia i zwrot
Kaucja ma zabezpieczać rozliczenia związane z najmem, ale nie zastępuje dobrze przygotowanej umowy. W rozmowie omawiamy, jakie problemy powstają, gdy właściciel rezygnuje z kaucji, wydaje lokal przed jej wpłatą albo zgadza się na raty, których najemca później nie płaci.
Co można rozliczyć z kaucji?
Kaucja może zabezpieczać należności wynikające z najmu, a nie wyłącznie zniszczenia albo wyłącznie czynsz. Potrącenia powinny odpowiadać rzeczywistym, uzasadnionym należnościom. Warto przygotować zestawienie zaległości, uszkodzeń i kosztów oraz zachować dokumenty potwierdzające rozliczenie.
Omawiamy również sytuację, w której szkoda przewyższa wpłaconą kaucję. Sama wysokość zabezpieczenia nie oznacza, że odpowiedzialność najemcy zawsze kończy się na tej kwocie.
Czy kaucja zastępuje ostatni czynsz?
Najemca nie powinien zakładać, że może samodzielnie przestać płacić i polecić właścicielowi pobranie ostatniego czynszu z kaucji. Trzeba odróżnić bieżące zobowiązanie do zapłaty czynszu od rozliczenia zabezpieczenia przy zwrocie lokalu. Ewentualne inne rozwiązanie powinno wynikać z właściwych ustaleń i przepisów.
Kiedy zwrócić kaucję i czy podlega waloryzacji?
Przy najmie mieszkania znaczenie mają ustawowe zasady zwrotu i waloryzacji kaucji. Termin wiąże się z opróżnieniem lokalu, a nie wyłącznie z datą zakończenia umowy. Ustawowe określenie „miesiąc” nie powinno być automatycznie zastępowane określeniem „30 dni”. Przy najmie lokalu użytkowego zasady zabezpieczenia i jego rozliczenia trzeba odpowiednio określić w umowie.
Uzupełnianie kaucji i płatność w ratach
W filmie omawiamy również korzystanie z kaucji podczas trwania najmu i jej późniejsze uzupełnianie. Te rozwiązania wymagają rozróżnienia poszczególnych rodzajów najmu. W najmie instytucjonalnym istnieje szczególna regulacja ustawowa; nie należy bez sprawdzenia przenosić jej do innych umów.
Z praktycznego punktu widzenia warto ocenić, czy ustalona kaucja rzeczywiście została wpłacona i jaką kwotą właściciel dysponuje. Wysoka suma wpisana w umowie nie daje takiego samego zabezpieczenia jak pieniądze faktycznie otrzymane.
Co ustalić przed podpisaniem umowy najmu?
Wiele problemów opisanych w rozmowie można rozpoznać jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Warto omówić przede wszystkim:
- przeznaczenie nieruchomości i właściwy rodzaj najmu;
- czas trwania umowy, podstawy wypowiedzenia i terminy;
- warunki rozpoczęcia płatności i przekazania lokalu;
- wysokość, wpłatę i zasady rozliczenia kaucji;
- zgodę na remont, finansowanie prac i rozliczenie nakładów;
- stan, w jakim nieruchomość ma zostać zwrócona;
- dokumentowanie ustaleń, płatności i stanu wyposażenia.
To ważne również dla pośrednika. Jego zadaniem jest zauważyć brakujące ustalenia i ryzyka, zanim klient podpisze umowę albo rozpocznie kosztowną adaptację. Jeżeli ocena konkretnego postanowienia wykracza poza jego wiedzę, powinien wskazać potrzebę konsultacji z prawnikiem.
Kontekst nagrania i stosowanie omawianych zasad
Rozmowa została nagrana w okresie pandemii. Odwołania do ówczesnej sytuacji rynkowej, nauki zdalnej i szczególnych ograniczeń dotyczących eksmisji opisują tamten okres. Nie należy traktować ich jako informacji o obecnie obowiązujących ograniczeniach.
Przed wypowiedzeniem konkretnej umowy, potrąceniem należności lub żądaniem rozliczenia nakładów sprawdź rodzaj najmu, treść dokumentów i aktualne przepisy. Jeżeli masz wątpliwości, skonsultuj sprawę z prawnikiem. Przykład z filmu pomaga zrozumieć problem, ale nie zastępuje oceny Twojej sytuacji.
Podstawowe źródła: Kodeks cywilny oraz ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
Stan prawny: część tekstowa artykułu odnosi się do przepisów obowiązujących na dzień 12 października 2026 r. Nagranie powstało wcześniej i zawiera odniesienia do sytuacji oraz regulacji z okresu pandemii. Przed zastosowaniem opisanych rozwiązań sprawdź aktualne przepisy i treść konkretnej umowy, a w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.